Azienda

Tutte le aziende oggi sono costrette dalle normative e dalle esigenze di mercato, a produrre grandi quantità di documenti legati sia alla produzione che alla gestione in senso più ampio. 

La corretta conservazione e archiviazione dei documenti spesso diventa un’esigenza strategica soprattutto per la risoluzione sia di problematiche legate ad un processo produttivo, sia per la risoluzione di eventuali contenziosi. 

Poter disporre di tutto il percorso legato ad un cliente, ricostruendone ogni passaggio, consente all’azienda di poter tempestivamente risolvere il caso specifico. 

I costi aziendali, quando ben pianificati, sono indispensabili per poter essere competitivi sul mercato di riferimento.
Pensare quindi di togliere spazi produttivi per destinarli a spazi improduttivi come l’archivio diventa evidentemente un autogoal. 
Non riuscire a quantificare il tempo legato poi alla gestione stessa dell’archivio interno non solo come costo materiale ma come costo legato al personale, diventa evidentemente un errore che si ripercuote sulle previsioni di spesa. 
L’imprenditore sa bene che il personale interno di un’azienda risulta essere una delle voci di bilancio più alte.
Destinare quindi una o più risorse ad un’attività improduttiva come l’archiviazione, non risulta essere una scelta strategica soprattutto se consideriamo la mancanza di metodo, strumenti e formazione.

Poter invece contare su una spesa a budget definita e precisa offre all’azienda la possibilità di pianificare con più precisione. 

Altro aspetto determinante diventa la sicurezza d’archiviazione.
Affidarsi ad una struttura in grado di gestire la sicurezza della conservazione senza che i documenti subiscano alterazioni o possano perdersi in incidenti non gestiti, risulta il vero valore aggiunto. 

Inoltre comprimere i tempi legati al recupero di un documento risulta essere indispensabile per un’azienda così come lo è avere a disposizione, quasi in tempo reale, il documento richiesto.

Trovare quindi in outsourcing un metodo in grado di garantire il contenimento della spesa, l’aumento degli spazi legati alla produzione e l’aumento della disponibilità operativa del personale dedicato, risulta essere la soluzione più performante.