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Istituti di credito

ISTITUTI DI CREDITO

La burocrazia legata a tutti gli adempimenti non strettamente correlati alla propria sfera, obbliga l’Istituto di credito a produrre enormi quantità di documenti. 
Oggi, nonostante la digitalizzazione, permane la necessità sia di produrre che di archiviare documenti cartacei. 

La gestione degli archivi da parte degli Istituti di credito normalmente non viene fatta seguendo ciò che la normativa prevede, ma viene fatta piuttosto in relazione agli spazi e alle risorse umane disponibili. 

Particolare attenzione va posta ai dati sensibili che un Istituto è costretto a trattare così come è importante analizzare la gestione dei flussi legata al recupero di un documento che spesso incontra difficoltà strutturali che impediscono una fluida circolazione delle informazioni. 

L’accorpamento di filiali, è un altro fattore da considerare, sia per la gestione degli spazi legati all’archiviazione, che per la responsabilità oggettiva dei vertici. 
L’archiviazione documentale quindi come risoluzione e come valore aggiunto. 

Pensare oggi di gestire questo tipo di attività con risorse interne e in strutture provvisorie diventa, oltre che oneroso, anche poco rispettoso di tutte le normative vigenti. 

Scegliere quindi un partner affidabile, un unico interlocutore, in grado di garantire sia il rispetto normativo che una migliore funzionalità dei processi legati al recupero documentale, diventa non solo una scelta strategica ma soprattutto economica, capace di contenere i costi sia di struttura che di personale.

Perchè scegliere index?

  • Tutta la movimentazione viene eseguita seguendo un protocollo legato al trattamento dei dati sensibili gestito totalmente da personale interno formato per portare a compimento l’intero processo.
  • La presa in carico dei documenti prevede una pianificazione legata non solo alla quantità della documentazione, ma considera soprattutto la sensibilità dei documenti trattati. Viene quindi prevista una ridefinizione dei mezzi da utilizzare e la mappatura del tracciato da seguire. Il trasporto viene controllato in presa diretta attraverso localizzatori satellitari integrati da alert di variazione di percorso.
  • L’ archiviazione prevede la codifica del documento attraverso l’utilizzo di appositi box studiati per garantire il perfetto mantenimento del documento nel tempo e la riservatezza (archiviazione fisica in anonimato).
  • L’archivio, ovvero il cuore di INDEX, è stato completamente concepito su due capisaldi: il primo legato alla fluidità nelle operazioni del recupero documentale, il secondo legato alla totale protezione dei documenti.
  • Nel totale rispetto normativo l’archivio è dotato di impianto rilevazione fumi, impianto spegnimento sprinkler, impianto di allarme e di videosorveglianza collegato con primario Istituto di Sorveglianza e pronto intervento 24h .
  • La consultazione dell’archivio è abilitata attraverso tre modalità di richiesta: per box, faldone e singolo documento. L’invio per via telematica dei documenti è garantito in tempo reale se preventivamente scansiti, entro 2h dalla richiesta se necessaria ricerca e scansione, entro le 8h dalla richiesta se necessaria la ricerca e la consegna fisica del documento.
  • L’ultimo passaggio legato alla conservazione documentale riguarda la distruzione. Ogni documento prevede un piano scadenziale concordato con il cliente che può essere prorogato in relazione alla specifica esigenza. I documenti vengono trasportati con tracciatura satellitare presso inceneritori o discariche autorizzate. L’intero processo di distruzione certificata viene documentato attraverso la consegna di formulari e di video a testimonianza dell’intero processo di smaltimento.