Skip to content

Prefessionisti

PROFESSIONISTI

Una delle problematiche più sentite da tutti i professionisti è quella dell’enorme mole di adempimenti a cui sono costretti e che di conseguenza generano una smisurata quantità di documenti cartacei. 
A ciò si aggiunge che molto spesso gli stessi clienti non si adoperano a recuperare ciò che è di loro competenza. 
Lo Studio è quindi costretto a trasformarsi in un vero e proprio mini-archivio.

Oggi per il professionista la gestione documentale diventa strategica e migliorarla significa in primo luogo abbattere i costi fissi. 

Considerate l’impatto che la parte dedicata ad archivio incide in termini di spazio sulla superficie operativa del vostro Studio; emerge chiaramente che oggi pagate gli spazi improduttivi, come gli archivi, agli stessi prezzi degli spazi di lavoro o rappresentanza.
Questo non è solo un controsenso ma anche un vero spreco.

La gestione interna dei documenti avviene in modo artigianale, non in grado di rispondere alle normative vigenti e soprattutto non all’altezza delle esigenze del professionista (precisione e tempestività).

Dedicare risorse con una professionalità e costi non adeguati ad un’attività secondaria come la ricerca e la movimentazione di documenti costituisce uno costo occulto. Inoltre, spesso i luoghi utilizzati non sono adatti ed espongono a rischi di piccoli incidenti, perdita o danneggiamento dei documenti stessi. Esternalizzare questa attività significa ottimizzare tempo, risorse ed annullare i rischi. 

INDEX garantisce al professionista tutto il processo d’archiviazione, focalizzandosi in particolar modo sull’aspetto legato alla velocità di invio del documento richiesto. 
Grazie alla sua struttura ed alle procedure implementate, INDEX garantisce l’invio digitale immediato del documento e la consegna fisica del documento stesso in poche ore.

Perchè scegliere index?

  • Tutta la movimentazione viene eseguita seguendo un protocollo legato al trattamento dei dati sensibili gestito totalmente da personale interno formato per portare a compimento l’intero processo.
  • La presa in carico dei documenti prevede una pianificazione legata non solo alla quantità della documentazione, ma considera soprattutto la sensibilità dei documenti trattati. Viene quindi prevista una ridefinizione dei mezzi da utilizzare e la mappatura del tracciato da seguire. Il trasporto viene controllato in presa diretta attraverso localizzatori satellitari integrati da alert di variazione di percorso.
  • L’ archiviazione prevede la codifica del documento attraverso l’utilizzo di appositi box studiati per garantire il perfetto mantenimento del documento nel tempo e la riservatezza (archiviazione fisica in anonimato).
  • L’archivio, ovvero il cuore di INDEX, è stato completamente concepito su due capisaldi: il primo legato alla fluidità nelle operazioni del recupero documentale, il secondo legato alla totale protezione dei documenti.
  • Nel totale rispetto normativo l’archivio è dotato di impianto rilevazione fumi, impianto spegnimento sprinkler, impianto di allarme e di videosorveglianza collegato con primario Istituto di Sorveglianza e pronto intervento 24h .
  • La consultazione dell’archivio è abilitata attraverso tre modalità di richiesta: per box, faldone e singolo documento. L’invio per via telematica dei documenti è garantito in tempo reale se preventivamente scansiti, entro 2h dalla richiesta se necessaria ricerca e scansione, entro le 8h dalla richiesta se necessaria la ricerca e la consegna fisica del documento.
  • L’ultimo passaggio legato alla conservazione documentale riguarda la distruzione. Ogni documento prevede un piano scadenziale concordato con il cliente che può essere prorogato in relazione alla specifica esigenza. I documenti vengono trasportati con tracciatura satellitare presso inceneritori o discariche autorizzate. L’intero processo di distruzione certificata viene documentato attraverso la consegna di formulari e di video a testimonianza dell’intero processo di smaltimento.